گروه مشاوره پاناروما طی تحقیقی که در سال 2008 میلادی بر روی برخی از شرکت­های پیاده کننده سیستم­های ERP انجام داد. برخی از مهمترین عوامل کلیدی موفقیت در پیاده­سازی سیستم در این شرکت­ها را شناسایی نموده و به شرح ذیل گزارش کرده است:

• در ابتدا بر روی فرآیندهای کسب و کار و نیازهای عملیاتی تمرکز کنید: بسیاری از سازمانها در زمان انتخاب و پیاده سازی سیستم ERP به دنبال مسایل و زیرساخت­های فنی استقرار سیستم بوده و دغدغه اصلی آنها معطوف به مسایل فنی است. مهمتر از مسایل فنی در ابتدای پروژه شناسایی دقیق نیازمندیهای کسب و کار و هم راستا سازی نرم افزار به عملیات کسب و کار است. زمانی که این نیازمندی ها شناسایی شود سازمان میتواند به نحوی موثرتر نسبت به انتخاب نرم افزاری اقدام نماید که پوشش بیشتری به نیازمندیهای کسب و کار آن دارد. استقرار موفق سیستم در گرو حداقل سفارشی سازی است و این امر زمانی محقق میشود که نرم افزار انتخابی بیشترین هماهنگی را با نیازمندیهای سازمان داشته باشد.
• سعی کنید تا بازگشت سرمایه حاصل از پیاده سازی سیستم را برآورد کرده تا در زمان پس از پیاده سازی ابزاری برای سنجش عملکرد در دست داشته باشید. در پروژه های ERP برخی از مدیران به دنبال برآورد نتایج حاصل از پیاده سازی سیستم به نحوی هستند که مدیریت ارشد سازمان نسبت به پیاده سازی سیستم متمایل و متقاعد شود. در پیش بینی و برآورد نتایج پیاده سازی سیستم ERP باید دقیق تر عمل نمود و براساس دغدغه های سازمان مجموعه ای از شاخص های عملکرد مشخص در قالب یک نظام سنجش خروجی های سیستم طراحی شود تا براساس آن بتوان دستاوردها و موفقیتهای اساسی پیاده سازی سیستم را شناسایی کرده و انحرافات موجود را نیز تعیین نمود.
• به نظام منسجم مدیریت پروژه و اختصاص منابع کافی و مناسب به پروژه پایبند باشید. در پایان فرآیند پیاده سازی, موفقیت و یا شکست فرآیند پیاده سازی برای سازمان بر جای می ماند. دستیابی به موفقیت زمانی رخ می دهد که یک تیم پروژه قوی با منابع مورد نیاز به کار گمارده شده و بین تمام ذینفعان سیستم ارتباطات و هماهنگی های سریعی رخ دهد. پروژه ERP در سطح کل سازمان مطرح شده و موفقیت آن در گروه هماهنگی تمامی ذینفعان سیستم است. این امر تنها در سایه یک ساختار قوی مدیریت پروژه محقق میشود.
• تعهد مدیریت ارشد را کسب نمایید. هر پروژه­ای بدون حمایت مدیریت ارشد آن نمی تواند موفقیت شود. پشتیبانی پروژه تنها از سمت مدیریت فناوری اطلاعات نمی تواند موفقیت پروژه ERP را تضمین نماید. تمام مدیران ارشد اجرایی باید در فرآیند پیاده سازی مشارکت نمایند. مالکیت و بهره برداری از سیستم تنها در اختیار واحد فناوری اطلاعات نیست و تمامی بخشهای سازمان به تبع نیاز خود از آن بهره مند می باشند. خصوصاً با استقرار دیدگاه های فرآیندی, همکاری و هماهنگی واحدهای مختلف در اجرای موفق فرآیندهای یکپارچه در قالب سیستم ضروری است.
• زمان مناسبی را برای شناسایی نیازمندی­ها و برنامه­ریزی پروژه اختصاص دهید. در ابتدای پروژه بهتر است زمان مناسبی برای شناسایی و مستندسازی نیازمندی­های سازمان اختصاص یابد. سازمان نباید به سرعت درگیر فرآیند پیاده­سازی شود. بلکه قبل از پیاده سازی باید به دقت فرآیندهای خود را مستند نماید. آینده کسب و کار را پیش­بینی نموده و براساس وضعیت جاری و آتی کسب و کار، نیازمندی­های خود را به تیم پروژه منتقل نماید. هر مقدار که در این بخش زمان مناسب­تری صرف شود در آینده زمان کمتری برای رفع مشکلات سیستم مورد نیاز است.
• بر داده­ها تمرکز کنید. علت پیاده­سازی سیستم در بسیاری از سازمان­ها، رفع مشکلاتی است که در مدیریت داده­ها با آنها روبرو هستند. داده­های تکراری، ناصحیح, متناقض و غیر قابل اطمینان مشکلی است که سازمان­ها را درگیر نموده است. سیستم ERP زمانی می­تواند مشکلات را حل نماید که داده­های ورودی، خصوصاً داده­های پایه، سالم و صحیح باشند. بنابراین در زمان شناسایی نیازمندی­های سیستم باید ساختار داده های سازمان و نیازمندی­های وی در این خصوص نیز به صورت دقیق شناسایی شود.
• نسبت به آموزش مناسب و مدیریت تغییر اهتمام ورزید. سیستم ERP تغییرات اساسی را برای کارکنان به همراه دارد. اگر کارکنان روش بهره­گیری از سیستم را فرا نگیرند، کارایی آن کاهش خواهد یافت. در این حالت حتی اگر سیستم در بهترین حالت استقرار یابد، بدون آموزش مناسب کاربران نخواهند توانست از آن استفاده نمایند. در استقرار سیستم ERP باید نگاهی دوباره به مقوله­های مدیریت منابع انسانی داشت و طراحی شغل، ساختار، شیوه های انگیزشی و آموزش را متحول نمود.
• اهداف و مقاصد اصلی از پیاده سازی سیستم را مشخص کنید. سیستم تنها در زمانی میتواند برای سازمان مفید واقع شود که در راستای توانمندسازی کسب و کار و تحقق اهداف سازمان به کار گرفته شود. اگر بهترین نرم افزار به لحاظ فنی و کارکردی استقرار یابد و نتواند اهداف سازمان را برآورده سازد، آنگاه اثربخشی سیستم پایین خواهد بود و ارزش آن ممکن است برای سازمان قابل توجه نباشد.

يك مشكل اساسي در مورد سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان(ERP) پيش فرض‌هاي نادرست در مورد مدت زمان پياده‌سازي و اجراي اين سيستم‌ها است. در صورتي كه بايد در نظر داشت كه پياده‌سازي يك سيستم اطلاعاتي پيچيده مانند ERP با مخاطرات زياد و اتفاقات پيش‌بيني نشده متعدد همراه است.

نتايج يك نظرسنجي كه توسط گروه پانوراما در سطح بيش از 100 شركت بين‌المللي در سال 2008 ميلادي انجام شده، نشان مي‌دهد كه بيش از 90 درصد موارد پياده‌سازي سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان با تاخير روبه‌رو مي‌شود. يكي از مواردي كه باعث ايجاد تاخير مي‌شود اين است كه تامين‌كنندگان اين سيستم‌ها هرگز واقعيت‌ها را به مشتريان انتقال نمي‌دهند و براي اينكه فروش سيستم‌هايشان با مشكل روبه‌رو نشود، بسياري از موارد را در ارايه برنامه پروژه پنهان مي‌كنند. در حقيقت پياده‌سازي موفق سيستم ERP بيش‌تر از اينكه به فناوري و نرم‌افزار وابسته باشد، به مشخصات و موقعيت كسب و كار وابسته است. معمولا تاخير در پروژه ناشي از غفلت در برنامه‌ريزي صحيح و اصولي است. در ادامه به مواردي كه اغلب مورد غفلت قرار مي‌گيرند، اشاره شده است.

1. تعريف جزييات فرآيندهاي كسب و كار: موارد لازم در اين زمينه بايد با توجه به مشخصات خاص كسب و كار مورد نظر تهيه شود و نبايد برنامه‌ريزي را براساس روشي كه نرم‌افزار به عنوان استاندارد و تجربه برتر معرفي مي‌كند، انجام داد. بنابراين بايد به جزييات فرآيندها كه براي راهبري كسب و كار ضروري است، توجه كرد و به بهانه جزيي‌نگري از آنها چشم‌پوشي نكرد.

2. توجه به مديريت تغيير، ارتباطات و آموزش: مديريت تغيير به معناي آموزش كاربران سيستم در چگونگي كار با سيستم جديد نيست. بلكه مديريت تغيير به معناي شناسايي فرآيندهاي تغيير يافته كسب و كار، نقش‌ها و تغييراتي است كه در حركت از وضع موجود به وضع مطلوب اتفاق افتاده است. بسياري از پيام‌هاي مديريت تغيير بايد قبل از هرگونه شروع رسمي دوره‌هاي آموزشي منتقل شود تا بتواند مقاومت‌ها و بداخلاقي‌ها را كاهش داده و زمينه همراهي با پروژه را فراهم كند.

3. ارزيابي و واقع‌نمايي مزايا: مي‌توان با اطمينان گفت كه يكي از اهداف سازمان‌ها براي پياده‌سازي ERP كاهش هزينه‌ها و افزايش كارآيي است و بايد مديران مطمئن شوند كه به چنين اهدافي دست‌ پيدا مي‌كنند. اما از روز اول چنين موضوعي محقق نخواهد شد. بنابراين تعريف شاخص‌ها و معيارها و اندازه‌گيري آنها قبل و بعد از پياده‌سازي سيستم ERP، يكي از كارهايي است كه بايد انجام پذيرد. بايد در برنامه‌ريزي‌ پروژه توجه كرد كه بدون مرحله واقع‌نمايي در عمل پروژه با مشكلات مديريتي متعددي روبه‌رو خواهد شد.

4. آزمايش فرآيندهاي كسب و كار: كليه دست‌اندركاران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات و مديران فني با واژه آزمايش و تست نرم‌افزار و داده‌ها آشنا هستند، اما كمتر سازماني به آزمايش فرآيندهاي كسب و كار خود مي‌پردازد. در حين و پس از پياده‌سازي سيستم ERP، فرآيندهاي جديدي به وجود مي‌آيد كه بايد از تعريف شفاف و بي‌عيب و نقص آنها اطمينان حاصل كرد، زيرا ممكن است فرآيندهاي جديد كه به واسطه ERP وارد سازمان شده‌ است، از پيچيدگي‌هاي خاصي برخوردار و احتياج به اتخاذ تصميم‌هاي جديدي داشته باشد. تمركز تنها روي نرم‌افزار و بي‌توجهي به كسب و كار از جمله مخاطراتي است كه باعث تاخير در انجام پروژه‌ها مي‌شود.  مطالبي كه عنوان شد در كنار ضعف در مديريت پروژه، پشتيباني نكردن از پروژه و مسايلي از اين دست، عمده دلايل ايجاد تاخير در پروژه‌هاي ERP به شمار مي‌رود. تجارب نشان داده كه دلايل مذكور از بقيه بيش‌تر مورد توجه قرار گرفته است و تنها راه برون‌رفت از اين وضعيت، صرف وقت كافي و اهميت قايل‌شدن براي برنامه‌ريزي و مديريت پروژه است.

ارسالی توسط: برزو پوراسلامی

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: